Zasady Przetwarzania Danych (ZPD)
Ten dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza Saniq, w jakim celu, na jakiej podstawie, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa. Spełnia obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 RODO. Przetwarzanie danych w Saniq nie opiera się na Twojej zgodzie, chyba że wyraźnie to wskazujemy — a zapoznanie się z ZPD nie jest zgodą w rozumieniu RODO.
1. Administrator i kontakt
- Wyłącznym administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w Saniq jest Społeczna Akademia Nauk z siedzibą w Łodzi, ul. Gdańska 121, 90-520 Łódź (dalej: „SAN”, „Uczelnia”, „my”).
- Saniq jest autorskim programem Adama Leszczyńskiego (dalej: „Autor”), który udostępnia Uczelni licencję na korzystanie z niego. Uczelnia uruchamia Serwis na swojej infrastrukturze serwerowej i decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych. Autor nie jest administratorem danych Użytkowników, nie wykorzystuje ich do własnych celów (z wyjątkiem opisanym w punkcie 7) i ma do nich dostęp wyłącznie w zakresie opisanym w punktach 5 i 15.
- Uczelnia wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. Możesz się z nim skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych — pisemnie na adres siedziby Uczelni z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub elektronicznie pod adresem podanym na stronie internetowej Uczelni w zakładce dotyczącej ochrony danych osobowych.
- Sprawy techniczne dotyczące Saniq możesz zgłaszać w Serwisie (Kontakt → „Zgłoś usterkę” lub zakładka „Pomoc”). Zgłoszenie dotyczące danych osobowych przekażemy Inspektorowi Ochrony Danych.
- Pojęcia użyte w ZPD mają znaczenie nadane im w Regulaminie. „RODO” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
2. Jakie dane przetwarzamy
Wszyscy Użytkownicy
- Dane konta: login (u studentów — numer indeksu), imię, nazwisko, tytuł naukowy (u Wykładowców), rola, status konta, adres e-mail (jeśli jest zapisany na koncie), daty utworzenia konta i zmiany hasła.
- Dane logowania: skrót (hash) hasła — samego hasła nie znamy i nie przechowujemy; przy logowaniu kontem Microsoft: identyfikator konta Microsoft Uczelni (OID), adres e-mail, imię i nazwisko przekazane przez Microsoft Entra ID.
- Dane sesji: identyfikator sesji, czas zalogowania, ostatniej aktywności i wygaśnięcia, rodzaj klienta (przeglądarka, PWA, aplikacja iOS/Android i jej wersja).
- Dane techniczne: adres IP, czas i adres wywołanej funkcji, kod odpowiedzi, komunikaty błędów — w dziennikach serwera, rejestrze błędów i w mechanizmach ochrony przed nadużyciami.
- Powiadomienia: treść powiadomień w skrzynce i informacja o ich przeczytaniu; przy włączonych powiadomieniach push — identyfikator subskrypcji urządzenia (adres i klucze Web Push albo token FCM/APNs), platforma, wersja aplikacji, data ostatniej aktywności.
- Zgłoszenia i opinie: rodzaj, temat, treść, status oraz powiązanie z kontem (login, imię i nazwisko).
- Statystyki wejść: skrót losowego identyfikatora urządzenia, czas wejścia, rola, rodzaj klienta i trybu widoku — szczegóły w punkcie 9.
Studenci
- Kierunek, semestr, plan zajęć, grupa ćwiczeniowa i seminaryjna, grupa językowa, przypisane fakultety, informacja o wykorzystaniu samodzielnej zmiany grupy.
Wykładowcy
- Imię, nazwisko i tytuł w planie zajęć (jak w oficjalnym planie Uczelni), ewentualnie adres e-mail i numer pracownika w słowniku prowadzących, powiązanie z prowadzonymi zajęciami, zgłoszone opóźnienia i notatki do zajęć, utworzone kolokwia i egzaminy.
Administratorzy i Technicy
- Wpisy w dzienniku audytu: kto, kiedy i z jakiego adresu IP wykonał operację administracyjną (np. zmianę planu, utworzenie konta, przypisanie do grupy), z wartościami przed i po zmianie; login i nazwa osoby usuwającej wpis z planu (archiwum planu).
Nie przetwarzamy w Saniq szczególnych kategorii danych (np. o zdrowiu), numerów PESEL, ocen ani danych finansowych. Prosimy, aby nie wpisywać takich danych w pola tekstowe (zgłoszenia, notatki). Jeśli trafią do Serwisu, usuniemy je po ich zauważeniu.
3. Skąd mamy dane
- Od Uczelni — z systemów dziekanatu i kadr (dane konta, kierunek, semestr, grupy, rola).
- Z Microsoft Entra ID Uczelni — przy logowaniu kontem Microsoft (identyfikator, e-mail, imię, nazwisko).
- Z oficjalnych planów zajęć publikowanych przez Uczelnię — imiona, nazwiska i tytuły prowadzących.
- Od Ciebie — treści, które wpisujesz (zgłoszenia, notatki, zmiana grupy, ustawienia powiadomień).
- Z Twojego urządzenia i połączenia — dane techniczne, sesje i statystyki opisane w punktach 8–9.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Prowadzenie konta, logowanie, wyświetlanie osobistego planu zajęć, grup, fakultetów, kolokwiów i egzaminów | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy o świadczenie usług edukacyjnych lub stosunku pracy/umowy z Wykładowcą oraz świadczenie usługi drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem; art. 6 ust. 1 lit. e i c — organizacja kształcenia na podstawie ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce |
| Informowanie o zmianach w planie (skrzynka powiadomień, powiadomienia push) | art. 6 ust. 1 lit. b; powiadomienia push wysyłamy dopiero po włączeniu ich przez Ciebie w przeglądarce lub systemie |
| Zarządzanie planem zajęć przez Administratorów i Wykładowców, w tym zgłaszanie opóźnień i notatek | art. 6 ust. 1 lit. b i e |
| Reset hasła e-mailem i obsługa haseł | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Obsługa zgłoszeń, opinii i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b i f — prawnie uzasadniony interes Uczelni w rozwiązywaniu problemów i rozwoju Serwisu |
| Bezpieczeństwo: ochrona przed nieuprawnionym dostępem i nadużyciami (limity prób logowania), dziennik audytu, rejestr błędów, kopie zapasowe | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes Uczelni w zapewnieniu bezpieczeństwa i rozliczalności; art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 32 RODO |
| Statystyki działania i wydajności Serwisu | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes Uczelni w utrzymaniu sprawnego Serwisu i planowaniu jego rozwoju (szczegóły i prawo sprzeciwu — punkt 9) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Realizacja Twoich praw i obowiązków z RODO | art. 6 ust. 1 lit. c |
5. Odbiorcy danych
Twoich danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy w celach marketingowych. Saniq nie zawiera reklam ani zewnętrznych narzędzi analitycznych i śledzących. Dane mogą otrzymać:
- Upoważnieni pracownicy i współpracownicy Uczelni — w zakresie potrzebnym do wykonywania obowiązków (punkt 15).
- Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Uczelni, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):
- dostawcy infrastruktury serwerowej i usług chmurowych, na której działa Serwis i są przechowywane kopie zapasowe (w tym Microsoft — Microsoft Azure i Microsoft Entra ID);
- Resend, Inc. — wysyłka wiadomości e-mail z linkiem do ustawienia hasła (adres e-mail, treść wiadomości);
- Google (Firebase Cloud Messaging) — dostarczanie powiadomień push na urządzenia z Androidem (token urządzenia, tytuł i treść powiadomienia);
- Autor Serwisu — w zakresie diagnostyki, usuwania błędów, nadzoru nad działaniem i rozwoju Oprogramowania na serwerze Uczelni, jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia zawartej z Uczelnią (art. 28 RODO), z obowiązkiem zachowania poufności i bez prawa wykorzystywania danych do własnych celów (z wyjątkiem opisanym w punkcie 7);
- inne osoby i firmy wspierające Uczelnię w utrzymaniu Serwisu — wyłącznie w zakresie niezbędnym i pod nadzorem Uczelni.
- Dostawcy usług push systemów i przeglądarek — Apple (APNs, Safari), Google (Chrome), Mozilla (Firefox), Microsoft (Edge) — dostarczają powiadomienia na Twoje urządzenie. Powiadomienia w przeglądarce są szyfrowane między Saniq a przeglądarką.
- Organy publiczne — gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy z wymienionych dostawców (Resend, Google, Apple, Mozilla, Microsoft) mają siedzibę lub infrastrukturę w Stanach Zjednoczonych albo korzystają z podwykonawców spoza EOG. Dane przekazujemy wtedy tylko z zachowaniem zabezpieczeń z rozdziału V RODO:
- na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework — dla podmiotów, które przystąpiły do tego programu), albo
- na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
Zakres przekazywanych danych ograniczamy do minimum (np. do adresu e-mail i treści wiadomości o haśle albo tokenu urządzenia i treści powiadomienia). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych.
7. Okresy przechowywania
| Dane | Jak długo |
|---|---|
| Konto i dane studiów / zatrudnienia | przez okres studiów lub współpracy z Uczelnią; po ich zakończeniu konto jest blokowane, a dane usuwane lub anonimizowane nie później niż po zakończeniu roku akademickiego następującego po roku, w którym zakończyły się studia lub współpraca |
| Sesje logowania | ważność sesji wynosi do 7 dni; sesja jest usuwana przy wylogowaniu, zmianie hasła, usunięciu konta albo po wygaśnięciu |
| Linki do ustawienia hasła | link jest ważny do 60 minut i jednorazowy; dane wniosku przechowujemy do 30 dni |
| Skrzynka powiadomień | do 12 miesięcy od utworzenia powiadomienia |
| Subskrypcje powiadomień push | do wyłączenia powiadomień, wylogowania urządzenia, usunięcia konta albo odrzucenia subskrypcji przez dostawcę push; subskrypcje nieaktywne przez 12 miesięcy są usuwane |
| Zgłoszenia i opinie | do 12 miesięcy od zamknięcia zgłoszenia, a reklamacje — do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Dziennik audytu i archiwum zmian planu | do 24 miesięcy od zdarzenia, chyba że wpis jest potrzebny w toczącym się postępowaniu wyjaśniającym lub sądowym |
| Rejestr błędów aplikacji | do 6 miesięcy |
| Statystyki wejść (punkt 9) | do 180 dni — usuwane automatycznie |
| Zagregowane statystyki wydajności (bez danych osobowych) | do 35 dni — usuwane automatycznie |
| Dzienniki serwera (adresy IP, żądania) | do 30 dni |
| Kopie zapasowe | do 90 dni; dane usunięte z Serwisu znikają z kopii wraz z ich rotacją |
| Dane w pamięci Twojego urządzenia | do wylogowania, wyczyszczenia danych przeglądarki albo odinstalowania aplikacji (punkt 8) |
Dane możemy przechowywać dłużej, jeśli wymagają tego przepisy prawa albo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — wyłącznie w tym zakresie i przez ten czas.
Jeżeli Uczelnia zakończy korzystanie z Saniq (np. po zakończeniu licencji), dane Użytkowników pozostają pod kontrolą Uczelni. Uczelnia usuwa je albo przenosi do swoich systemów zgodnie z powyższymi okresami. Autor może zachować dane techniczne (dzienniki, statystyki, metryki) wyłącznie w postaci zanonimizowanej, która nie pozwala zidentyfikować Użytkowników. Kopię dzienników zawierających dane osobowe Autor może zachować tylko w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z licencją — jako odrębny administrator tej kopii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w postaci zaszyfrowanej i nie dłużej niż do upływu terminu przedawnienia tych roszczeń.
8. Pamięć urządzenia i pliki cookie
Saniq zapisuje na Twoim urządzeniu tylko informacje potrzebne do działania Serwisu i zapamiętania Twoich wyborów. Nie używamy plików cookie reklamowych ani śledzących, nie korzystamy z zewnętrznych skryptów, czcionek ani narzędzi analitycznych — wszystkie pliki Serwisu pochodzą z serwera Uczelni.
| Co | Gdzie | Po co | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Token sesji i podstawowe dane konta (imię, nazwisko, rola, grupy) | pamięć lokalna przeglądarki; w aplikacji mobilnej — bezpieczny magazyn systemu (Keychain / Keystore) | utrzymanie zalogowania i szybkie wyświetlenie panelu | do wylogowania lub wygaśnięcia sesji |
| Wybrany plan, grupy, widok i układ planu, zakres statystyk | pamięć lokalna przeglądarki | zapamiętanie Twoich ustawień | do zmiany ustawień lub wyczyszczenia danych przeglądarki |
| Kopia planu zajęć | pamięć lokalna przeglądarki | szybsze wczytywanie i działanie przy słabym połączeniu | do wyczyszczenia danych przeglądarki |
| Informacja o wylogowaniu | pamięć sesji przeglądarki | niewznawianie sesji po wylogowaniu | do zamknięcia karty |
Plik cookie saniq_view_mode | przeglądarka | zapamiętanie wybranego trybu widoku (komputer / telefon) | do zmiany trybu lub usunięcia cookie |
Losowy identyfikator urządzenia saniq_visitor | pamięć lokalna przeglądarki | liczenie wejść do Serwisu (punkt 9) | do wyczyszczenia danych przeglądarki lub odinstalowania aplikacji |
| Rejestracja service workera i subskrypcja push | przeglądarka / system | odbieranie powiadomień | do wyłączenia powiadomień |
Zapis i odczyt tych informacji odbywa się na podstawie art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej — w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, o którą prosisz, albo za Twoją zgodą wyrażoną przez ustawienia przeglądarki. Możesz w każdej chwili usunąć te dane, czyszcząc dane witryny w ustawieniach przeglądarki albo odinstalowując aplikację, oraz zablokować ich zapisywanie w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie pamięci lokalnej może uniemożliwić zalogowanie i zapamiętanie ustawień.
9. Statystyki i diagnostyka (telemetria)
Aby utrzymać Serwis w dobrym stanie, zbieramy statystyki jego działania. Służą one wyłącznie Technikom Uczelni — nie przekazujemy ich nikomu, nie używamy do reklam, oceny Użytkowników ani ich pracy.
- Statystyki wydajności — liczba i czas zapytań do serwera i bazy danych, kody odpowiedzi, liczba logowań i aktywnych sesji. Są zapisywane wyłącznie jako zbiorcze liczniki bez danych osobowych i usuwane po 35 dniach.
- Wejścia do Serwisu — przy otwarciu Serwisu lub powrocie po co najmniej 30 minutach Serwis wysyła: losowy identyfikator urządzenia (tworzony na urządzeniu, niezawierający informacji o Tobie ani o urządzeniu), rodzaj klienta (przeglądarka, PWA, iOS, Android) i tryb widoku. Na serwerze zapisujemy wyłącznie skrót (hash) identyfikatora, czas, a u zalogowanych — powiązanie z kontem i rolą. Dane te służą do liczenia unikalnych urządzeń i Użytkowników oraz porównania platform i są usuwane automatycznie po 180 dniach.
- Rejestr błędów — przy błędzie zapisujemy komunikat, adres funkcji, adres IP, czas, rodzaj klienta i — u zalogowanych — powiązanie z kontem, aby wykryć i naprawić usterkę.
Prawo sprzeciwu. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych do celów statystycznych (art. 21 RODO) — przez formularz „Pomoc” lub do Inspektora Ochrony Danych. Po uwzględnieniu sprzeciwu usuniemy statystyki wejść powiązane z Twoim kontem. Możesz też samodzielnie usunąć identyfikator urządzenia, czyszcząc dane witryny lub odinstalowując aplikację — nowy identyfikator nie będzie powiązany z poprzednim.
Technicy widzą w panelu statystyk, które konta mają aktywną sesję i kiedy były ostatnio aktywne. Informacja ta służy wyłącznie wsparciu technicznemu i bezpieczeństwu (np. wylogowaniu przejętego konta) — nie służy do monitorowania ani oceny pracy Wykładowców i pracowników.
10. Powiadomienia
- Powiadomienia push włączasz i wyłączasz samodzielnie w Ustawieniach Saniq lub w ustawieniach przeglądarki / systemu.
- Treść powiadomienia (np. „Zmiana zajęć w Twoim planie” z nazwą przedmiotu i terminem) przechodzi przez serwery dostawcy push (punkt 5) i może być widoczna na ekranie blokady Twojego urządzenia. Możesz ukryć treść powiadomień na ekranie blokady w ustawieniach telefonu.
- Wiadomości e-mail wysyłamy wyłącznie w sprawach Twojego konta (np. link do ustawienia hasła), na uczelniany adres e-mail.
11. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16);
- usunięcia danych (art. 17) — z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów lub do obrony roszczeń; usunięcie konta Studenta lub Wykładowcy w trakcie studiów / współpracy może uniemożliwić korzystanie z Serwisu, ale nie wpływa na Twoje prawa i obowiązki wobec Uczelni;
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych, które nam przekazałeś, w ustrukturyzowanym formacie (art. 20) — w zakresie przetwarzania na podstawie umowy;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie lub interesie publicznym (art. 21), w tym wobec statystyk (punkt 9);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
12. Jak skorzystać z praw
- Wyślij żądanie przez formularz „Pomoc” w Saniq (najprościej — zgłoszenie jest powiązane z Twoim kontem) albo skontaktuj się z Inspektorem Ochrony Danych (punkt 1).
- Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach (duża liczba lub złożoność żądań) termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — poinformujemy Cię o tym w ciągu miesiąca.
- Możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość, jeśli żądanie nie zostało wysłane z Twojego konta.
- Realizacja praw jest bezpłatna. Przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych możemy pobrać rozsądną opłatę albo odmówić, uzasadniając to.
- Dane konta (kierunek, semestr, grupy) możesz też poprawić w dziekanacie, a część ustawień — samodzielnie w Serwisie (np. zmiana grupy, powiadomienia, hasło).
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności:
- szyfrowanie połączeń (HTTPS) i powiadomień Web Push;
- przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów algorytmem scrypt, minimalną długość hasła, jednorazowe i krótkotrwałe linki do ustawienia hasła przechowywane jako skróty;
- limity nieudanych prób logowania i wniosków o reset hasła;
- kontrolę dostępu opartą na rolach, dziennik audytu operacji administracyjnych;
- zabezpieczenia aplikacji przed typowymi atakami (m.in. polityka bezpieczeństwa treści, ochrona przed osadzaniem w obcych stronach);
- przechowywanie sesji w aplikacji mobilnej w bezpiecznym magazynie systemu i wyłączenie kopii zapasowych danych aplikacji na Androidzie;
- bazę danych niedostępną z Internetu, konto aplikacji bez uprawnień do zmiany struktury bazy, regularne kopie zapasowe;
- upoważnienia i zobowiązania do zachowania poufności dla osób z dostępem do danych.
W razie naruszenia ochrony danych postępujemy zgodnie z art. 33–34 RODO — zgłaszamy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin, a jeśli może ono powodować wysokie ryzyko dla Ciebie, informujemy Cię bez zbędnej zwłoki.
14. Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO), i nie profilujemy Cię. Automatycznie dobieramy jedynie zajęcia do Twojego planu według kierunku, semestru i grup oraz dopasowujemy zapisy w planie (np. nazwy przedmiotów i prowadzących) do słowników — wyniki tego dopasowania sprawdzają Administratorzy.
15. Dostęp pracowników Uczelni i Autora
- Administratorzy (dziekanat) widzą dane studentów potrzebne do zarządzania planem i grupami oraz dane zajęć.
- Wykładowcy widzą plan prowadzonych zajęć i informacje o grupach, nie widzą danych kont studentów.
- Technicy mają dostęp do kont, dziennika audytu, rejestru błędów, zgłoszeń i statystyk w zakresie niezbędnym do utrzymania Serwisu.
- Autor ma uprawnienia Technika (rola Master) oraz dostęp do serwera i bazy danych Serwisu — wyłącznie w celu diagnostyki, usuwania błędów, nadzoru nad działaniem i rozwoju Oprogramowania, na podstawie umowy powierzenia zawartej z Uczelnią. Każdy wgląd w dane osobowe ogranicza się do niezbędnego minimum.
- Wszystkie te osoby działają na podstawie upoważnienia Uczelni, są zobowiązane do zachowania poufności, a operacje administracyjne są rejestrowane.
16. Obowiązek podania danych
Korzystanie z Saniq jest dobrowolne. Dane konta przekazuje Uczelnia; bez nich nie możemy udostępnić konta i osobistego planu. Treści w zgłoszeniach i notatkach podajesz dobrowolnie. Dane techniczne (adres IP, dane sesji) są niezbędne do połączenia z Serwisem i jego bezpiecznego działania. Oficjalny plan zajęć jest dostępny także bez korzystania z Saniq — w kanałach Uczelni.
17. Zmiany ZPD
ZPD aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, funkcje Serwisu, dostawcy lub sposób przetwarzania danych. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie przed ich wejściem w życie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a numer wersji i data obowiązywania są podane na początku dokumentu.